Beleidsondersteunend administratief medewerker (31/36)

Ligo Oost-Brabant zoekt:

We zijn op zoek naar een beleidsondersteunend administratief medewerker om ons team Administratie te versterken. Het gaat om een opdracht bepaalde duur van 31u. De opdracht loopt tot en met 31 december 2022, met een reële kans op verlenging.

Taakomschrijving

Als beleidsondersteunend administratief medewerker ben je een administratieve duizendpoot en je coördineert het secretariaat. Overleg organiseren, de nodige vergaderstukken verzamelen, administratie van samenwerkingen met externe partners opvolgen, subsidiedossiers voorbereiden, … Jij doet dit graag en goed.

Bovendien ben je bereid je in te werken in het analyseren van cursistendata. Aan de hand van deze analyses help je mee om inhoudelijke doelstellingen van ons beleidsplan, subsidiedossiers en bestuursvergaderingen te onderbouwen.

Je ziet wat er nodig is om een goede interne werking te realiseren en zoekt constructief mee naar oplossingen bij problemen. Je optimaliseert de administratieve processen.

 

Wat betekent dit concreet?

  • Je bent de coördinator van het secretariaat (permanentieschema’s opmaken, verdeling taken, aanspreekpunt voor administratieve medewerkers,…)
  • Je ondersteunt directie en staf bij de administratieve component van hun taken.
  • Ligo Oost-Brabant werkt samen met vele partnerorganisaties. Bij deze samenwerkingen bied jij administratieve ondersteuning: je volgt contracten en facturatie op.
  • Je verzorgt de administratie betreffende ons bestuur.
  • Je bent verantwoordelijk voor data-analyse i.f.v. inhoudelijke dossiers, subsidiedossiers, ons beleidsplan, … Je bent bereid je grondig in te werken in deze materie.
  • Je neemt initiatief wanneer je ruimte ziet voor verbetering van onze administratieve processen.
  • Je verzorgt de praktische ondersteuning bij de organisatie van vergaderingen met externen, met het bestuur e.d. Ook bij interne bijeenkomsten bied je ondersteuning bij de praktische uitwerking.
  • Je bereidt subsidiedossiers voor. Hierbij hou je de deadlines scherp in de gaten. Je verzamelt de nodige inhoudelijke en financiële input en brengt alles samen tot één dossier.
  • Je zorgt ervoor dat de organisatie in orde is met de GDPR-wetgeving
  • Je zorgt voor een correcte cursusadministratie en communiceert hierover met departement Onderwijs
  • Je volgt de wetgeving inzake cursusadministratie op en communiceert hierover naar directie en collega’s

 

Profiel

Als beleidsondersteunend administratief medewerker beschik je over de volgende competenties:

■ Je bent communicatief vaardig

Beleidsondersteunend administratief werk is verweven met alle mogelijke aspecten van onze organisatie.

Je overlegt gericht met directie en staf in functie van ondersteuning bij de administratieve component van hun taken. Daarnaast ben je een aanspreekpunt voor onze externe partners, cursisten én collega’s. Je weet steeds de juiste toon te hanteren en legt de nodige diplomatie en discretie aan de dag. Je komt begripvol en empathisch over. Maar weet grenzen correct aan te geven. Je blijft ook in moeilijke situaties verbindend communiceren.

 

■ Je gaat gestructureerd/planmatig te werk

Je organiseert je werk efficiënt. Hierbij weet je steeds de juiste prioriteiten te bepalen.

Je bent transparant naar je leidinggevende toe en geeft duidelijk aan als iets moeilijk loopt.

 

■ Je bent klantvriendelijk

Als beleidsondersteunend administratief medewerker zijn onze cursisten, collega’s en externen jouw klanten. Je staat hen steeds op een constructieve manier te woord. Indien nodig, probeer je oplossingen te vinden binnen de grenzen van jouw verantwoordelijkheid.

■ Je neemt initiatief

Je neemt initiatief om, daar waar het kan, administratieve processen efficiënter te maken. Uiteraard in overleg met je administratieve collega’s.

Jobgerelateerde competenties

  • De visie en strategische doelstellingen van de actieprogramma's van de overheid uitwerken
  • De doelstellingen en de middelen van de actieprogramma's van de overheid bepalen
    De financiering onderhandelen
  • De directies van een ministerie of een administratie coördineren
    De activiteiten verdelen onder de dienstverantwoordelijken
  • Actieprogramma's toepassen op regionaal of lokaal niveau of bij overheidsinstellingen
  • De toepassing van regeringsbeslissingen controleren en evalueren (enquête, audit, werkgroepen, ...)
  • Een rapport van de acties opstellen
    Corrigerende maatregelen en een verbeteringstraject voorstellen

Persoonsgebonden competenties

  • Plannen en organiseren
  • Communiceren
  • Verantwoordelijkheid
  • Resultaatgerichtheid
  • Analyseren
  • Digitaal denken
  • Kritisch denken
  • Zelfstandigheid
  • Samenwerken
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid

Aanbod

Wij bieden:

  • een boeiende, afwisselende job in de regio Oost-Brabant
  • bezoldiging op weddebarema 106 (Departement Onderwijs)
  • vergoeding voor verplaatsing woon-werk en verplaatsing tussen de vestigingsplaatsen
  • een aantrekkelijke vakantieregeling
  • anciënniteit van de openbare sector kan worden meegenomen

Plaats tewerkstelling

LIGO, Centrum voor Basiseducatie Oost-Brabant
Parkstraat 146 3000 LEUVEN
Toon op kaart

Vereiste studies

  • Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
  • Academisch (gerichte) bachelor (ABA)
  • gelijkwaardig door ervaring

Werkervaring

  • Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis

  • Engels (in beperkte mate)
  • Frans (in beperkte mate)
  • Nederlands (zeer goed)

Contract

  • Tijdelijke job (met optie vast)
  • Deeltijds - 31 uren per week
  • Dagwerk

Plaats tewerkstelling

  • Parkstraat 146 3000 LEUVEN

Waar en hoe solliciteren?

Via e-mail: karen.volders [at] ligo-oostbrabant.be
Contact: Karen Volders

Geïnteresseerd?

Je hebt ervaring die aansluit bij onze vraag? Je bent in het bezit van een bachelor diploma.

Stuur je motivatiebrief en CV naar karen.volders [at] ligo-oostbrabant.be (karen.volders@ligo-oostbrabant.be)

 vóór 05 oktober 2022.

 

We nodigen de geselecteerde kandidaten uit voor een gesprek. 

Delen: